幹事の役割

幹事やることリスト

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「二次会って参加したことはあるけど、幹事なんてやったことないよ。どう取り仕切ればいいのかなぁ・・・」という方は要チェック。二次会の準備は、思っている以上にやることがたくさんあります。計画的に動かないと、気が付いたら後1週間なんてことになりかねません。以下に二次会を成功に導くための要点を一覧にまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

 

 

 

事前

1. 会場手配
  1. 条件の整理
    会場を探す前に、下記の条件を整理しておきます。
    日時・場所・人数・雰囲気・料理/ドリンク・パーティスタイル・必要な設備
  2. 会場候補探し
    条件に合う会場候補を探します。場所にもよりますが、5~10の候補を挙げておき、優先順位を付けておきます。
  3. 会場下見
    実際に優先順位の高い会場から連絡をとっていき、希望日時が空いているかを確認します。
    空いていたら下見の予約をして、実際に下見に行きます。下見は複数の会場に行くようにしましょう。
  4. 予約
    下見して問題なければ、予約します。
    その際、キャンセル料金などについても確認しましょう。仮予約が可能な会場もあるので、下見時に仮予約して、最終的に決定したら本予約します。

★会場選びについての雑感★
会場探しはアパートなどの不動産選びに似ています。どんなに良い会場であっても先に予約が入っていれば使えませんし、条件をよくばり過ぎると、いつまでたっても会場が見つかりません。根気よく探して、条件に多少合わないけど、ここかな?と何か感じるものがあればそこに決める決断力が大切です。

2. プランニング
  1. 全体進行表の作成
    大まかな流れを決定し、全体進行表としてまとめます。
  2. 各イベントの詳細決定
    ゲームや余興などの各イベントの詳細を決定していきます。
  3. 台本の作成
    実際にやる事が決まったら、台本を作成します。

 

プランニングの注意点
  • コンセプトを明確にする
    結婚式二次会をどういったコンセプトで行うかを明確にしましょう。最初にコンセプトを明確にしておき、ズレが無いようにしましょう。
  • イベントを詰め込み過ぎない
    イベントを詰め込み過ぎて、当日、大幅に時間を延長してしまったり、用意していたイベントが出来なかったり、という事態は避けたいところです。多少の余裕を持って、内容を決定しましょう。
  • 歓談時間を大切に
    意外とおろそかにしがちなのが歓談時間です。
    2時間のパーティ中、少なくとも合計で30分以上は歓談時間を設けるようにしましょう。
    歓談時間は新郎新婦と参加者が話したり写真を撮ったりするだけでなく、料理やデザートを参加者が食べられる貴重な時間でもあります。歓談時間が多すぎてパーティがダレてしまうのも問題ですが、少なすぎると逆に会が成り立ちません。

★プランニングについての雑感★
当日、新郎新婦が遅れて到着したり、予期せぬトラブルが起きたりして、予定通りに会を進行できない事もあります。そういった事態への対処法も考えられるだけ考えておく事が大切です。歓談時間を設けておくと、そういったトラブル処理に使う時間として歓談時間を利用する事もできます。

3. 準備
  1. 予算と会費の決定
    プランニングの結果、備品代や景品代といった必要な経費が見えてくるので、それを元に予算を立てます。支出総額が出たら、参加予定人数を元に、当日の一人あたりの会費を決定します。
  2. 準備作業の分担
    準備に必要な作業を、誰がいつまでにやるか決めていきます。このとき、期日は明確にし、各自がしっかり守る事が重要です。
  3. 買出し
    進行に必要な備品やゲームの景品などの買出しをします。
  4. BGMの準備
    会場の音響設備に合わせて、CD、MD、iPodなどを用意します。
  5. 参加者名簿の作成
    出席者リストを元に、当日の受付用の名簿を作成します。
  6. お釣の用意
    会費に合わせて、お釣を用意しておきます。お釣りが不足してしまうと、当日の受付が混乱してしまうので、参加者数に合わせて、多めにお釣を用意しておきましょう。
  7. リハーサル
    大体の準備が終わったら、幹事で集まり、リハーサルを行いましょう。 当日の各自の役割を明確にする事でスムーズな進行を実現するのと、司会とBGMのタイミングを合わせる事が目的です。
    リハーサルは会場でやるのは難しいと思うので、誰かの家などに集まって行います。

 

準備の注意点
  • 予算は余裕を持っておく
    当日の欠席者が予想より多くて、大きな赤字になってしまう事もあり得ます。ピッタリ使い切る必要は無いので、余ったら新郎新婦にプレゼントを贈るくらいの気持ちで予算を立てましょう。
  • 景品の数は適量で
    ゲームの景品は多ければ良いというわけではありません。景品の数が多いと、それだけゲームに時間がかかってしまいます。ゲーム大会ではないことを意識して景品を選びましょう。
  • リハーサルはしっかりと
    結婚式二次会幹事は慣れない作業を慣れない場所で行うことになります。事前に出来る事はしっかりとやっておけば、当日の混乱が多少なりとも減らす事ができます。やれることはしっかりとやっておきましょう。

★準備の雑感★
準備はやり過ぎるという事はありません。あらゆる事を想定し、時間と予算の許す限り、出来る限りの準備をして本番に備えましょう。

4. 打合せ
  1. 新郎新婦との打合せ
    プランニングした段階で新郎新婦と打ち合わせを行い、内容のチェックをしてもらいます。本格的な準備を始めてからだと方向転換できないので、準備を始める前に擦り合わせを行います。
  2. 会場との打合せ
    1~2週間前になったら、会場へ連絡して打合せをします。当日の進行内容を会場側に説明し、料理やデザートの提供に支障が無いか確認してもらいます。

 

打合せの注意点
  • 新郎新婦との打合せは綿密に
    どういう二次会にするのか、しっかりと分かってもらいましょう。そして、自分たち幹事の考えに固執せずに新郎新婦の意見に耳を傾ける事が大切です。
  • 会場との打合せもしっかりと
    幹事と会場スタッフが一体となって初めて二次会は円滑に進行できます。事前の打合せで考え違いが無いように、しっかりと話をしておきましょう。

★打合せ雑感★
新郎新婦は結婚式や披露宴の準備で忙しいですし、会場側も通常営業や他のパーティで忙しいです。何度も打合せが出来るという気持ちは捨てて、1回1回の打合せを大切にする気持ちが大切です。

5. ご案内
  1. 出席者に案内メールや案内状を送ります。

 

ご案内注意点
  • 開始時間と場所はくれぐれも間違いのないように何度も見直すようにしましょう。

★ご案内雑感★
ご案内の文面は第三者に確認してもらい、わかりやすいかどうかチェックしてもらうと良いです。

6. 荷造り
  1. 2~3日前になったら、会場へ運ぶ荷物を荷造りします。
    必要な荷物は何か、誰が持って行くか、事前に会場に運び込むか、など、チェックしつつ、漏れがないようにしましょう。

 

荷造り注意点
  • 事前搬入時は会場側へ許可を得る
    事前に会場へ荷物を送ったりする場合は、事前に送って良いか、良いとしたら何日前から送って良いかなど確認します。誰宛に送れば良いかも確認しましょう。

★荷造り雑感★
当日、会場での準備時間はアッと言う間に過ぎていきます。きちんと整理して荷造りする事が会場での準備時間の短縮になるので、到着してから「あれ?あれはどこに入っているんだっけ?」という事のないようにしましょう。

当日

7. 搬入
  1. 会場に荷物を運びこむ
    各自が持ってきた荷物を確認し、忘れものがないかチェックします。
  2. 事前搬入物の確認
    会場に事前に送ったものが届いているか確認します。

 

搬入時注意点
  • 時間を守る
    会場側と決めた時間を守って会場に行くようにしましょう。予定時間より30分も早く行ったりすると会場に迷惑がかかってしまいます。
  • 荷物のチェックは最初にする
    準備が始まってしまうと、荷物もバラバラになってしまったりするので、足りないものが無いかどうかは最初にしっかり確認しましょう。

★搬入雑感★
決められた時間より早く、大勢で押し掛けると会場側も予定がくるってしまいます。別に良いだろ?という考えは禁物です。

8. 準備
  1. ミーティング
    幹事が揃ったところで、確認のミーティングを簡単に行います。
  2. 設営
    会場レイアウト、受付、操作場所のテーブルやイス、各機材を設営します。
  3. 受付準備
    お釣、名簿を出して、受付を開始できる状態にします。
  4. 機材のテスト
    音響や映像装置のテストを行います。
    持ってきたCDの曲はかかるか、プロジェクターとパソコンは問題なく繋がるか、操作方法はどうやるのか、なども含めて機材のテストを行います。
  5. リハーサル
    新郎新婦の入場経路や、イベント時の司会や各スタッフの立ち位置なども含めて、時間が許す限り、リハーサルを行いましょう。

 

準備時の注意点
  • 会場レイアウトの確認は忘れずに
    予定通りに机やイスが配置されているか確認します。予定と違っていたり、イメージと違っていた場合は、会場の人に相談して変更しましょう。
  • 受付準備は早めに
    最初に業務を開始するのは受付です。受付の準備が終わってないと全てが遅れてしまいます。受付の準備は早めに終わらせておきましょう。
  • 音量チェックは早めに
    マイクや曲の音量は受付開始後にはチェック出来ないので、早めにチェックして適度なボリュームを決めておきましょう。

★準備雑感★
慣れない場所という事も影響し、気を抜くとアッという間に時間は過ぎていきます。常に時間を気にしつつ、機敏に行動するように心がけましょう。

9. 進行/運営
  1. 受付
    会費を受け取り、配布物を配り、チェキを撮影したりします。新郎新婦の代理だという気持ちを忘れずに、笑顔で参加者を迎えましょう。
  2. クローク
    クローク札を用意しての本格的なクローク作業は段取りが重要です。クローク札を予め番号順に並べて置いておき、番号順に使用して、荷物を並べていきます。
  3. チェキ
    一般的にチェキの写真は、参加者を撮影して、チェキ写真にメッセージを書いてもらいますが、2~3人一緒に撮影した方が、笑顔いっぱいの写真が残るのでオススメです。
  4. 本番
    司会者を中心に進行表に従って二次会を進行していきます。 重要な役割はタイムキーパーです。受付状況を見て、開始時刻を遅らせたりもしますし、会が早く進行していたら歓談時間を急遽、設けたりもします。遅れ気味なのか、進み過ぎなのか、常に時間を気にする必要があります。歓談中などは、次のイベントでの各スタッフの動きなどを確認しておくことが大切です。

 

進行/運営時の注意点
  • 会費は間違えないように
    受付はお金を扱う仕事なので、細心の注意が必要です。後で計算が合わないという事がないように、しっかりと確認しながら行いましょう。
  • 集めた会費の管理を怠らない
    集めた会費を盗まれてしまった!なんて事があったら大変です。誰が管理するのか事前にしっかり決めておき、目を離す事のないように注意します。
  • 司会は目立たずに中立で
    司会の人は、一部の人にだけわかる話をしたり、変に目立とうとしてはいけません。目立たずにみんなを喜ばせられるように進行するようにしましょう。
  • 写真撮影をする
    結婚式二次会ではいろんな人が写真を撮ってますが、その写真が新郎新婦に渡る事は意外にも少ないようです。新郎新婦のカメラを借りて、色々と撮影してあげたりするととても喜ばれます。

★進行/運営雑感★
どんなに綿密に計画しても、その通りに会が進む事はありません。その時その時で変わる状況を察知して、対応していく柔軟性が必要になります。

10. 片付け/精算
  1. 精算
    会場側に参加者人数を報告して精算します。新郎新婦、幹事の人数も加える事を忘れないようにしましょう。
  2. 片付け
    持ち込んだ荷物は全て持ち帰るように荷造りし、出したゴミはなるべく持ち帰るようにしましょう。

 

片付け/精算時注意点
  • 精算する人を決めておく
    誰が会場への支払いをするか事前に決めておきましょう。
  • 持ち帰る人を事前に決めておく
    事前搬入した荷物を持って帰る事を想定してなかったという事は結構あります。大きな備品を持ち込む際は誰が持って帰るかなどを予め決めておくようにしましょう。

★片付け/精算雑感★
二次会が終了すると安心して気が抜けてしまうものですが、片付けもしっかりとしましょう。

後日

11. 収支計算
  1. 出欠表の集計
    実際に誰が出席したのかをまとめて、新郎新婦に報告しましょう。
  2. 収支計算
    実際にいくら使って、会費はいくら集まったのかを確認します。過不足があった場合は、新郎新婦と相談しましょう。

 

収支計算時の注意点
  • 出欠表の集計は忘れずに
    当日、誰が来ていて誰が来ていなかったのかは、新郎新婦にとっては大切なことです。忘れずにしっかりと報告しましょう。
  • 支出は領収書で管理
    誰がいくら使ったかを管理するのは大変です。支出については領収書やレシートでの管理を徹底しましょう。

★収支計算雑感★
祭りの後は力が抜けてしまいますが、お金の計算は大事な作業です。最後の一仕事と思って頑張りましょう。

他にもたくさんの「考えなければならないこと」「決めなくてはいけないこと」があります。二次会を取り仕切るということは、思っている以上に大仕事。自分たちが楽しむだけでなく参加者に楽しんでもらうため、完璧な二次会にしたいと思っても、全部をまとめるのは大変!そんなあなたにぜひご紹介したいのが「結婚式二次会の幹事代行サービス」です。

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